Language:
1. Introducere
Prezentul regulament a fost elaborat in conformitate cu cerintele Organismelor de Acreditare Nationale sub a caror autorizatie AJA REGISTRARS opereaza in prezent. AJA REGISTRARS respecta toate regulamentele prevazute de Organismele de Acreditare si standardele pentru care ofera servicii de certificare.
2. Domeniul de aplicare
AJA REGISTRARS ofera audit independent si certificare pentru sistemele de management utilizate de companii, conform cerintelor urmatoarelor standarde internationale relevante:
· Seria de standarde ISO 9000:2000 (QMS)
· Managementul Mediului- IS0 14001: 2004
· Managementul Securitatii Informatiei
ISO 27001:2005 (ISMS)
· Managementul Sigurantei Alimentului
ISO 22000:2005 (FSMS)
· Sanatatea si securitatea in munca
OHSAS 18001 (OHSAS)
· Instrumentar Medical – ISO 13485:2003 (MDMS)
precum si orice alte Standarde de Certificare pentru care AJA REGISTRARS poate oferi certificari acreditate in viitor.
3. Secretul profesional
AJA REGISTRARS garanteaza ca personalul si agentii sai vor mentine confidentialitatea in ceea ce priveste informatiile obtinute in urma contactelor pe care le-au avut cu societatea.
Daca legea cere ca informatiile sa fie divulgate unei terte parti, clientul va fi instiintat asupra informatiilor disponibile conform legii.
Nici o alta informatie nu va fi oferita fara autorizatia in scris din partea furnizorului.
4. Organizare
Un exemplar al organigramei AJA REGISTRARS referitoare la raspunderea si structura institutiei va fi disponibila la cerere.
5. Conditii generale
Pentru a obtine si a mentine certificatul eliberat de AJA REGISTRARS, societatea trebuie sa semneze si sa se conformeze urmatoarelor conditii generale:
5.1Toate informatiile considerate necesare pentru AJA REGISTRARS, avind scopul de a completa programul de audit, vor fi puse la dispozitie de catre societatea solicitanta;
5.2 Dacă societatea nu răspunde la toate cerinţele necesare pentru obţinerea certificării, AJA REGISTRARS va informa societatea în legătură cu aspectele care nu au fost conforme pentru îndeplinirea cerinţelor;
5.3 Cind compania solicitanta va demonstra ca a intreprins o actiune de corectare, in limitele de timp prestabilite, AJA REGISTRARS RO va organiza, prin aplicarea unui tarif suplimentar, un audit ulterior doar pentru partile care nu pot fi verificate printr-o analiza documentara.
5.4 Daca firma solicitanta nu va putea intreprinde actiunea de corectare in limita de timp prevazuta, poate fi necesar ca AJA REGISTRARS sa repete intregul audit, aplicind un tarif suplimentar.
5.5 Certificatul de conformitate se va referi doar la sediul sau sediile supuse evaluarii si se va aplica doar pentru domeniul indicat pe certificat.
5.6 Tarifele trebuie platite in termenul prevazut de oferta. Certificatele de Inregistrare vor fi emise in urma auditului initial si a re-auditurilor, cu conditia ca plata integrala a taxelor sa fie deja efectuata. In plus, certificarea poate fi suspendata sau retrasa daca tarifele pentru auditul de supraveghere nu sint platite in intregime.
5.7 Solicitantul trebuie sa permita companiei AJA REGISTRARS efectuarea auditurilor de supraveghere conform prevederilor stabilite in oferta.
5.8 Pentru ca firma certificata sa demonstreze ca au fost efectuate analizele de management si auditurile interne, acestea vor fi efectuate cel putin o data pe an de catre compania certificate.
Birourile acreditate ale AJA REGISTRARS sint responsabile si au autoritatea pentru a lua decizii legate de certificare, inclusiv pentru acordarea, mentinerea, reinnoirea, extinderea, reducerea, suspendarea si retragerea certificarii.
6. Cererea de certificare
Dupa primirea chestionarului completat de la societatea care a solicitat certificarea, I se va remite acesteia o oferta care va prezenta obiectivul auditului si costurile implicate, precum si un formular de inscriere.
In cazul in care societatea solicita, in scris, la primirea ofertei, o analiza a preturilor, aceasta poate fi furinizata de catre Managerul de Certificare intr-o forma rezumata. O data ce formularul de inscriere semnat de reprezentantul managementului de virf corespunzator al companiei solicitante si insotit de plata tarifelor necesare si de documentatia conexa intra in posesia AJA REGISTRARS, proiectul va fi incredintat unui membru expert al echipei de audit, care se va asigura ca auditul va fi efectuat in conformitate cu procedurile AJA REGISTRARS.
7. Auditul
Sisteme de management al calitatii, mediului, sigurantei informatiilor, sigurantei alimentelor si sanatatii
Toate auditurile se bazeaza pe esantionarea in cadrul unui sistem de management si prin urmare nu garanteaza o conformitate de 100% cu cerintele standardului.
Auditul pentru sistemul companiei solicitante va fi efectuat in doua etape:
- Etapa 1(la sediu, acolo unde este cazul) – acesta este un audit care va stabili starea de pregatire a sistemului de management al solicitantului in raport cu criteriile standardului international nominalizat si include o analiza a sistemului de management documentat;
- Etapa 2 (la sediu) de audit al sistemului de management al companiei solicitante va asigura ca sistemul practic folosit indeplineste toate cerintele sistemului documentat precum si toate elementele standardului nominalizat.
Toate inregistrarile facute pentru implementarea si punerea in aplicare a sistemului de management potrivit trebuie sa fie disponibile pentru vizita de audit.
Compania solicitanta trebuie sa asigure ca AJA REGISTRARS sa fie informata asupra numelui reprezentantului conducerii ce are autoritatea si responsabilitatea de a mentine sistemul implementat (QMS, EMS, ISMS, FSMS, OHSAS sau MDMS, dupa caz). Aceasta persoana va trebui sa mentina contactul cu AJA REGISTRARS.
Schimbarea persoanei desemnate va fi comunicată companiei AJA REGISTRARS în scris.
8. Certificare si supraveghere
Atunci cind managerul AJA REGISTRARS responsabil este sigur ca societatea indeplineste toate cerintele pentru certificare, in urma unei analize riguroase a rapoartelor de audit si dupa informarea solicitantului, va emite un certificat si o fisa de inregistrare. Certificatul si fisa de inregistrare vor ramine proprietatea AJA REGISTRARS si nu vor putea fi copiate sau reproduse in nici un fel fara aprobarea prealabila din partea unui manager al AJA REGISTRARS. Sint totusi permise fotocopii monocromatice si in format redus ale certificatului cu scopul de a face cunoscuta clientilor dovada certificarii.
Indiferent de frecventa procedurii de supraveghere, durata certificarii este de trei ani, iar un reaudit va fi necesar inainte de data expirarii certificatului sau a fisei de inregistrare, in conformitate cu cerintele organismelor de acreditare. Lipsa solicitarii unui audit inainte de termenul scadent al certificarii va duce la o perioada in care societatea va ramine fara certificare.
In mod normal, numarul total de zile/auditor pentru reauditul efectuat la sfirsitul celor trei ani va fi usor inferior celui initial.
Vizitele de supraveghere periodica vor fi efectuate dupa instiintarea in prealabil a clientului si vor urmari anumite aspecte ale sistemului de management in functie de auditor. Societatea certificate va permite accesul liber al AJA REGISTRARS in toate ariile considerate necesare, in scop de supraveghere, iar AJA REGISTRARS isi rezerva dreptul de a efectua vizite cu rol de inspectie fara a acorda instiintare.Compania certificata va fi informata cu privire la rezultatele supravegherii.
Auditurile de supraveghere trebuie efectuate nu mai tirziu de 12 luni de la data auditului anterior. Orice abatere de la aceasta trebuie solicitata in scris managerului de certificare.
Compania certificata va tine un registru in care va mentiona toate plingerile clientilor legate de activitatile acoperite de catre domeniul de activitate, si il va pune la dispozitia AJA REGISTRARS oricind este cerut.
9. Reinnoirea certificatului
Companiile -client ale AJA REGISTRARS vor fi supuse unui reaudit la finele fiecarei perioade de trei ani. Cu trei luni inainte de data reauditului va fi inaintata clientului o noua propunere economica privind urmatorii trei ani.
10. Extinderea/Restringerea domeniului de aplicare al certificarii
Daca solicitati o extindere a domeniului de aplicare al certificarii, pentru a include noi produse/procese/sedii, trebuie sa completati si sa retrimiteti un chestionar. Aceasta va permite AJA REGISTRARS sa stabileasca daca este nevoie de o perioada de timp suplimentara pentru audit, pentru a putea acoperi modificarile necesare. Se va urma procedura indicata la punctul 6 din acest regulament si se va efectua un audit pentru zonele neincluse anterior. Costurile suplimentare privind extinderea scopului certificatului vor fi calculate pe baza naturii si programului de audit.
Daca solicitati o restringere a domeniului de aplicare al certificarii, aveti obligatia de a instiinta imediat AJA REGISTRARS cu privire la schimbarile in organizatie sau in produse, adica referitoare la inchiderea de sedii sau eliminarea unui produs furnizat anterior in cadrul domeniului de aplicare de pe certificate.Dupa analizarea si acceptarea informatiilor, AJA REGISTRARS va face cunoscut daca este necesar un audit suplimentar sau o modificare a domeniului declarat. Costurile pentru aceasta restringere de domeniu vor fi calculate pe baza naturii si programului auditului daca este necesar, sau pe baza costurilor de administrare pentru o noua certificare.
In ambele cazuri se va emite un certificat modificat ce va detalia acele acele aspecte despre activitatile companiei acoperite de extindere, in urma unui audit (acolo unde este cazul). Certificatul initial emis companiei va fi inapoiat AJA REGISTRARS.
11. Modificari
Compania va informa AJA REGISTRARS in scris si fara intirziere asupra oricarei modificari legate de:
· statutul organizational, legal sau comercial
· organizatia sau conducerea
· adresa de contact si locatiile
· domeniul de aplicare pe sistemul de management
· schimbari majore aduse sistemului de management si proceselor.
AJA REGISTRARS va stabili daca modificarile anuntate necesita vreo activitate de audit suplimentara. Neinstiintarea AJA REGISTRARS poate avea ca rezultat suspendarea certificatului.
12. Publicitatea efectuata de detinatorii de certificat
Un detinator de certificat are dreptul de a face public faptul ca sistemul de management pe care il utilizeaza a fost certificat si poate aplica siglele relevante pe materiale fixe sau promotionale legate de domeniul de aplicare al certificarii, asa cum este detaliat pe certificate. Compania nu poate aplica siglele pe produsele sau ambalajele sale.
In orice caz, compania va asigura ca nu apare nici o confuzie intre produsele/procesele sale certificate si necertificate si activitatile sale in cadrul publicatiilor si publicitatii. Compania nu va face nici o declaratie ce ar putea induce in eroare cumparatorii sa creada ca un produs/process sau activitate este acoperit(a) de certificare, cind de fapt nu este.
In plus certificatul emis nu implica aprobarea produsului, proceselor sau serviciilor de catre consiliul de conducere sau ministrii guvernului din tara de acreditare.
13. Utilizarea necorespunzatoare a certificatelor
AJA REGISTRARS va lua toate masurile rezonabile de precautie pentru a controla utilizarea certificatelor emise. Referirile incorecte la domeniile de aplicare sau utilizarea incorecta a marcilor certificatelor gasite in materiale publicitare, cataloage etc vor fi tratate corespunzator, prin actiuni ce pot include suspendarea sau retragerea certificatelor, actiuni in instanta si/sau publicarea abaterii.
14. Suspendarea Certificatului
Un certificat poate fi suspendat pe o perioada limitata de timp in cazurile in care:
· actiunile corective nu au fost aplicate si solutionate in intervalul de timp prevazut.
· exista intirzieri sau lipsuri ale supravegherilor continue
· retragerea certificatului sau alte masuri corespunzatoare nu rezolva un caz de utilizare necorespunzatoare a certificatului de catre companie.
· neplata tarifelor
Societatea va trebui sa inceteze imediat utilizarea certificatului sub suspendare. AJA REGISTRARS va instiinta in scris suspendarea oficiala a certificatului, care va indica si conditiile necesare pentru incetarea unei astfel de suspendari. La sfirsitul perioadei de suspendare va fi realizata o ancheta cu scopul de a verifica inlaturarea conditiilor suspendarii. Daca astfel de cereri au fost satisfacute, certificatul va reintra in vigoare; in caz contrar va fi retras.
Toate costurile antrenate de suspendare si de reintrarea in vigoare vor fi suportate de societatea certificata.
15. Retragerea certificatului
Certificatul poate fi retras in urmatoarele cazuri:
· daca societatea nu indeplineste conditiile cerute in momentul suspendarii certificatului
· Societatea nu se achită de obligaţiile financiare faţă de AJA REGISTRARS
Retragerea unui certificat va fi notificata in scris companiei, iar aceasta va avea dreptul de a face apel impotriva acestei decizii. AJA REGISTRARS nu va fi tinuta raspunzatoare pentru vreo rambursare de tarife de audit platite si nici nu va publica retragerea certificatului.
Reacordarea unui certificat “retras” poate presupune efectuarea unui reaudit intreg, iar acolo unde este cazul, ca tarifele sa fie platite in avans.
Retragerea certificatului presupune ca toate materialele promotionale inscrise cu siglele de certificare AJA REGISTRARS sa fie retrase din uz, iar utilizarea marcilor de acreditare in campanile de publicitate si materiale fixe va fi ilegala si in incalcarea drepturilor de proprietate intelectuala a autorilor siglelor.
16. Anularea certificatului
Un certificate poate fi anulat in urmatoarele cazuri:
· Daca societatea nu doreste sa reinnoiasca certificatul
· Daca inceteaza orice forma de activitate
AJA REGISTRARS nu va fi tinuta raspunzatoare pentru vreo rambursare de tarife de audit platite si nici nu va publica retragerea certificatului. Anularea certificatului presupune ca toate materialele promotionale inscrise cu siglele de certificare AJA REGISTRARS sa fie retrase din uz, iar utilizarea marcilor de acreditare in campanile de publicitate si materiale fixe işi va pierde valabilitatea şi va încălca drepturile de proprietate intelectuală a proprietarilor mărcilor.
17. Costuri
Informatiile cu privire la costuri vor fi detaliate in oferta transmisa companiei solicitante. Toate costurile se bazeaza pe o lista de preturi aplicablila la data propunerii, iar AJA REGISTRARS isi rezerva dreptul de a mari tarifele pe perioada certificarii. Astfel de mariri vor fi communicate companiei in scris.
O data efectuata inscrierea, compania se obliga sa plateasca tariful pentru primul an, indiferent daca firma va intra sau nu la certificare, avind in vedere ca vor exista deja costuri.
Pentru o perioada de trei ani ulterioara se va crea o noua propunere cu trei luni inainte de data reauditului, insotita de o factura si formularul de inscriere.
O data efectuata inscrierea, compania se oblige sa plateasca tarifele pentru primul an din urmatorul ciclu de 3 ani.
Se vor percepe taxe suplimentare pentru activitati suplimentare neincluse in domeniul de aplicare initial si pentru orice vizite suplimentare, neprogramate sau de supraveghere, necesare datorita identificarii de neconformitati in implementarea sistemului de management relevant.
Toate costurile mentionate exclud cheltuielile de calatorie si de cazare legate de activitatile de audit/supraveghere (daca nu este mentionat altfel in oferta de pret), iar acestea vor fi percepute in mod suplimentar.
Toate costurile sint supuse impozitelor locale corezpunzatoare ale tarii respective.
18. Recursuri
In cazul retragerii certificatului sau al refuzului de a recomanda certificarea, clientul are dreptul sa faca apel la aceasta decizie. Daca societatea nu accepta concluziile echipei de audit, va trebui sa faca referire la “Procedurile de apel ale clientului”, furnizate in timpul intilnirii de deschidere care prezinta detaliat parametrii de apel formal.
AJA REGISTRARS trebuie sa primeasca notificare asupra intentarii apelului in termen de sapte zile de la primirea notificarii de retragere din partea AJA REGISTRARS, sau de la data refuzului de recomandare a certificarii. Compania trebuie sa trimita o motivare formala si documentata pentru apel catre AJA REGISTRARS in termen de 14 zile de la data primirii notificarii de retragere sau de la data refuzului recomandarii de certificare.
Toate apelurile companiilor client vor fi analizate initial de catre un manager de certificare local si de catre echipa de audit a AJA REGISTRARS care a luat decizia de retragere a certificatului sau de nerecomandare a certificarii – care trebuie sa puna la dispozitie dovezi care sustin decizia lor. Daca managerul de certificare local respinge apelul, atunci acesta va fi trimis catre managerul de certificare al grupului, care, daca este de aceeasi parere, trebuie sa il trimita directorului general al AJA REGISTRARS pentru a fi evaluat. Daca directorul general este de aceeasi parere cu managerul de certificare, atunci comitetul de apel, alcatuit din membri independenti ai consiliului de conducere va lua in considerare apelul.
Societatii apelante ii vor fi communicate numele membrilor comitetului de apel din consiliul de conducere ce va analiza apelul, iar compania are dreptul de a contesta membrii comitetului de apel printr-o notificare formala a contestatiei sale. Aceasta contestatie va fi analizata de presedintele consiliului sau, daca presedintele este membru al comisiei de apel, de catre vice-presedinte. Rezultatul analizei comisiei de apel din cadrul consiliului de conducere va fi comunicat companiei.
Decizia comitetului de apel din cadrul consiliului de conducere este definitiv si va fi obligatoriu pentru ambele parti. O data luata decizia asupra apelului, nu se mai poate intenta nici o alta actiune de catre nici o parte pentru a modifica sau schimba decizia.
In cazul in care apelul companiei client a fost admis, iar certificatul a fost reacordat (in cazul retragerii), sau se acorda recomandarea de certificare, nu se poate intenta nici o actiune impotriva AJA REGISTRARS pentru rambursarea oricaror tarife sau alte pierderi inregistrate ca rezultat al retragerii initiale sau a refuzului de recomandare.
Trimiterea, cercetarea si decizia asupra apelurilor nu vor avea ca rezultat actiuni discriminatorii asupra apelantului.
19. Reclamatii
Companiile certificate sint obigate sa tina un registru cu toate reclamatiile din partea clientilor, utilizatorilor de produse sau publicului larg, inclusiv cu actiunile intreprinse pentru revizuirea sistemului de management. AJA REGISTRARS va analiza aceste registre in timpul vizitelor de supraveghere.
In cazul in care o companie client are un motiv sa se plinga de comportamentul angajatilor AJA REGISTRARS, reclamatia trebuie facuta in scris catre biroul local AJA REGISTRARS. Reclamatiile pot fi de asemenea adresate managerului de certificare al grupului AJA REGISTRARS; adresa poate fi obtinuta de la personalul biroului local.
Reclamantii vor primi o confirmare imediat, iar reclamatia va fi investigata si solutionata in termen de maximum 30 de zile de la primirea ei.
In cazul in care AJA REGISTRARS primeste o reclamatie, indicind ca un client certificat nu mai indeplineste cerintele AJA REGISTRARS, atunci poate fi necesara initierea procedurii de retragere a certificatului, sau efectuarea unui reaudit in intregime, pe cheltuiala clientului.
Toti clientii certificati vor pune la dispozitie, la cerere, registrele cu reclamatii si actiunile corective luate, in conformitate cu standardele sistemului de management sau cu alte documente normative.
20. Lista companiilor certificate
O lista al tuturor companiilor certificate de catre AJA REGISTRARS va fi pastrat de fiecare dintre birourile acreditate. Acesta va fi publicat si pus la dispozitie la cerere companiilor certificate si necertificate, cit si membilor publicului.
21. Registrul de asigurare a calitatii
Toate companiile certificate de AJA REGISTRARS cu acreditare UKAS, vor primi in momenul confirmarii certificarii un formular de inscriere in Registrul de Asigurare a Calitatii, mentinut in Marea Britanie de Stationery Office (TSO) si publicat pe un site special de internet. Daca o companie certificata doreste sa fie introdusa, trebuie sa completeze formularul de inscriere si sa il trimita biroului din Marea Britanie a AJA REGISTRARS pentru procesare si inaintare catre TSO.
22. Vizitele organismului de acreditare
In conformitate cu ISO/IEC 17000, clientii AJA REGISTRARS, acolo unde organismul de acreditare o cere, vor accepta prezenta ofiterilor organismului de acreditare la un audit ce urmeaza a fi efectuat de AJA REGISTRARS pentru a le permite sa analizeze activitatile si comportamentul personalului AJA REGISTRARS. Participarea ofiterilor organismului de acreditare nu va afecta in nici un fel procesul de luare a deciziei de certificare de catre auditorul principal AJA REGISTRARS. Aceasta cerinta de a permite accesul va fi aplicata tuturor clientilor noi si celor existenti deja.
AJA REGISTRARS isi rezerva dreptul de a modifica acest regulament in orice moment. Numai companiile ce au incheiate acorduri cu AJA REGISTRARS vor fi instiintate de aceste modificari.